2 erreurs à éviter lors du rangement de dossiers
Par Journal Accès
Vos dossiers, qu’ils soient en format papier ou numérique, font partie des matières premières avec lesquelles vous faites progresser votre entreprise. Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre du temps à les chercher, de travailler pour rien parce que vous n’avez pas la bonne version en main, de travailler en double parce que vous ne savez pas qu’une autre personne a déjà travaillé sur les données dont vous avez besoin ou pire de perdre un dossier important. Pour toutes ces raisons, vous devez avoir une stratégie claire pour le rangement de dossiers. Une stratégie connue de tous un chacun. Une stratégie exempte des erreurs suivantes.
1-Empiler les dossiers sans les regrouper dans un ordre logique
Empiler les dossiers papier dans l’ordre où vous les utiliser, vous oblige à repasser toute votre pile au peigne fin à chaque fois que vous avez besoin de l’un d’entre eux. L’erreur existe lorsque vous utilisez des documents numériques. Si vous placez tout dans le même fichier, vous vous retrouverez éventuellement avec une seule longue liste à parcourir à chaque fois avant de pouvoir ouvrir le bon.
La solution est plutôt simple : organisez votre classement en regroupant les dossiers de même ordre et en hiérarchisant le tout. Ainsi, tous vos dossiers clients devraient se retrouver ensemble (classés par ordre alphabétique, par exemple) et, surtout, ils ne devraient pas être mélangés avec ceux de vos fournisseurs. Ces deux catégories de dossiers ne concernent pas les mêmes types d’activités au sein de votre entreprise. Vous ne voulez pas envoyer par erreur à un client une information qui ne concerne que les fournisseurs et vice-versa.
2-Ne pas être précis
Pour être efficace, vous devez savoir d’instinct dans quelle catégorie trouver un dossier et dans quelle hiérarchie il est rangé. Pour cela, il faut respecter deux règles principales : l’identification précise et la cohérence.
Ainsi, au lieu de noter « projet en cours avec le client A », vous pourriez le nommer « projet Valse ». Le nom importe peu. Il peut être très près du contenu du projet ou en être très éloigné. Le plus important, c’est qu’il soit connu de tous. Pourquoi utiliser ce type de nomination? Parce que lorsque vous aurez terminé ce projet, probablement que vous aurez un nouveau « projet en cours » avec le même client. La nomination précise permet d’éviter de nombreux malentendus.
Et, la cohérence? Elle vous permet de retrouver plus facilement le dossier que vous cherchez. Avez-vous nommé votre dossier « recherches préliminaires », « étude de faisabilité » « idées préliminaires »? Le meilleur moyen de savoir quelle information est rangée où est de toujours nommer un document similaire par la même appellation que vous pourrez compléter par le nom de chacun des projets. De la même manière, notez les versions de documents (numéroté, daté, mention, etc.) de manière identique pour que chacun puisse facilement identifier la plus récente.
