Comment gérer les contraintes d’un déménagement commercial?
Par Journal Accès
Un déménagement commercial comporte ses propres difficultés : vos clients et vos fournisseurs doivent pouvoir continuer à vous trouver, vous ne pouvez pas vous permettre d’être trop longtemps sans un espace de travail productif ni sans services (internet, téléphone, etc.) et ainsi de suite. Pour vivre un déménagement serein, efficace et pour que votre entreprise reprenne rapidement le cours de ses activités, la clé du succès se trouve dans la préparation.
Communiquer avec les employés
Il ne faut pas oublier qu’un changement de lieu de travail peut avoir des impacts sur la routine de vos employés. Vous trouvez peut-être qu’un changement d’itinéraire est anodin, mais il ne l’est pas pour le parent qui devra désormais faire un détour pour se rendre à la garderie ou pour le salarié qui devra doubler le temps qu’il passera dans le transport en commun ou jongler avec de nouveaux horaires d’autobus.
S’adapter à un nouvel environnement de travail prend aussi du temps. Des collaborateurs ayant l’habitude de travailler proche l’un de l’autre se retrouveront peut-être dans deux pièces séparées. Et même si la technologie leur permettra de communiquer efficacement, il en reste que leurs habitudes seront chamboulées. Plus vous préviendrez longtemps d’avance, plus ils pourront se faire à l’idée. La transition s’en trouvera facilité. Des solutions ou de nouvelles habitudes seront prêtes à être mises en place dès l’emménagement dans vos nouveaux locaux. N’hésitez donc pas à donner un grand nombre d’informations sur le après.
Assurez la préparation de vos nouveaux locaux
Il est plus facile de rénover des locaux vides que des locaux occupés. Si votre nouvelle adresse doit subir des modifications pour répondre aux besoins de votre entreprise, il est beaucoup plus efficace et agréable pour tout le monde de prévoir un chevauchement entre l’acquisition de vos nouveaux locaux et l’occupation de vos anciens pour avoir le temps de compléter les travaux nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise avant le déménagement.
Planifier un échéancier
Traitez le déménagement comme n’importe quel autre dossier : avec soin. La préparation est essentielle dans tout déménagement, elle l’est encore plus dans un déménagement commercial. Il vous faut trouver la compagnie de déménagement plusieurs semaines avant la date prévue (ou encore mieux, plusieurs mois). Vous devez prévoir que vos équipes ne seront pas aussi productives autour de la date de déménagement et faire le tri entre dossiers essentiels et dossiers pouvant être mis sur pause. Peut-être devrez-vous prévoir une rotation des services qui seront suspendus en organisant un déménagement par secteur. N’oubliez surtout pas d’informer vos clients et vos fournisseurs, sans oublier les compagnies de livraison. Soyez proactifs et insistants, il vous faut une stratégie claire et répétitive de changement d’adresse pour que l’information ne se perde pas en chemin. Vous devrez aussi trouver le temps d’emballer et de déballer le matériel (idéalement sans avoir à tout démêler à votre arrivée). Et ainsi de suite, prenez le temps de penser à tous les détails pour ne pas être pris au dépourvu le jour J.
